Gestor de Notificaciones electrónicas

Notifica te permitirá estar al tanto de las notificaciones de la Agencia Tributaria (AEAT) y Seguridad Social (SS), podrás descargar las notificaciones, firmarlas y enviarlas por email. También podrás obtener notificaciones de tus poderdantes. Nuestra aplicación te permite usar los certificados digitales que tengas en tu ordenador.

Manual de usuario

Con esta guía aprenderás a usar todas las funciones de Notifica, esperamos que te sea de utilidad para sacar todo el provecho posible a Notifica.

  1. Requisitos del Sistema

    • Los requisitos mínimos para instalar Notifica son:
    • El Sistema Operativo tiene que ser Windows, en cualquiera de las siguientes versiones: XP (con service pack 3), Vista, 7, 8, 8.1 o 10.
    • windows logos
    • Tener privilegios para poder instalar nuevos programas.
    • Disponibilidad de conexión internet.
  2. Instalación

    Una vez descargado el programa tiene que ejecutar el instalador. Es necesario que tenga conexión a internet porque partes de Notifica tienen que descargarse de nuestro servidor. Luego tendrá que aceptar los términos de la licencia y al dar a siguiente se le pedirá que especifique si quiere una instalación estándar o avanzada. Elija la instalación estándar, para la instalación avanzada deberá contactar con nuestro soporte para que le ayude en el proceso.

    inicio de instalacón

    Una vez seleccionada la instalación estándar, se le solicitará su CIF o NIF para registrar el programa, pulse el botón comprobar para que Notifica verifique que su NIF es válido, en caso contrario no podrá seguir con la instalación. Una vez dado el CIF/NIF el programa comenzará descargar algunos paquetes de internet y luego se instalará.

    ingresar CIF/NIF

    Cuando termine de instalarse, pulse en el botón Terminar.

    instalacion completada

    Tendrá el icono de Notifica en su escritorio para ejecutar la aplicación.

    icono Notifica

  3. Primer Inicio del Programa

    Siempre que iniciemos la aplicación deberemos indicar la clave de acceso. El usuario por defecto es el CIF con el que registró el programa.La primera vez que inicie Notifica la clave será temp.

    inicio de sesión

    Al acceder por primera vez, el programa nos pedirá que cambiemos la contraseña temp por otra nueva, cuando la cambiemos, podremos ver el panel principal de Notifica, la cual detallaremos en los siguientes apartados el tutorial.

    pantalla de inicio
  4. Configuración del Programa

    Para usar correctamente Notifica, lo ideal es configurar los certificados y las empresas con las que trabajará, para ello pulse en el icono de Configuración de la pantalla de inicio.

    pulsar configuracion
    1. Importación de empresas

      Pulsando en la pestaña de Gestionar empresas dentro de la Configuración, accederá al panel de importación de Empresas, seleccione o añada solo las empresas con las que desee trabajar.

      Gestionar empresas
      Opciones del panel
      Panel gestionar empresas
      A Nueva empresa:

      Le permite añadir una empresa manualmente. Primero se el pedirá el NIF (Obligatorio) y el CCC (opcional), luego deberá completar el formulario de alta de la empresa, si no ingresó un CCC deberá ingresar el número de NAF (número de Afiliación a la Seguridad Social).

      B Filtrar empresas:

      Permite buscar empresas por empresa, CIF o NIF

      C Mostrar todas:

      Quita los filtros y permite ver todas las empresas.

      D Eliminar empresas:

      Quita la empresa seleccionada de Notifica, ya no recibirá notificaciones de ella.

      E Limpiar empresas:

      Permite eliminar de una sola vez a todas la empresas importadas.

      F Importar:

      Permite importar directamente las empresas que tenga en nuestra otra aplicación Netcontrata (es necesario tener instalado Netcontrta). Una vez que pulse en importar se abrirá otra ventana donde podrá seleccionar las empresas que quiere importar, por defecto están seleccionadas todas las empresas que tiene en Netcontrata. Si pulsa en aceptar se iniciará el proceso de importación, si tiene muchas empresas el proceso puede tardar un poco.

      G Información de licencia actual

      Muestra la información de la licencia actual. Tipo de suscripción, Cifs contratados, Cifs usados, CIFs disponibles, y total de empresas importadas, recuerde que puede tener hasta 3 empresas con un mismo CIF.

      Muy importante:

      Las empresas que importa desde Netcontrata no tienen como dato el nº de NAF.

      Si quiere que las notificaciones vinculadas con el NAF aparezcan en Notifica, tiene que añadir el NAF a las empresas importadas que le interese

      Tiene que hacer esto especialmente con los clientes que usted sepa que son autónomos, de otra forma las notificaciones provenientes de Seguridad Social no llegarán a Notifica.

      Para ver las empresas que pretenecen a autónomos en Notifica, ordene por NIF en la tabla de empresas importadas, de esta forma todos los NIF de autónomos estarán en la parte superior del listado y podrá añadir el nº de NAF de cada uno facilmente.

      ordenadr por NIF
    2. Modificación de las empresas importadas

      Desde la pantalla de Gestionar Empresas, puedes modificar en línea los datos de las empresas importadas. Tales como Email, Móvil, etc.

      Solo tienes que pinchar sobre el campo que te interese cambiar de la empresa.

      modificar empresas importadas
    3. Configuración de Certificados

      En esta pantalla tiene que agregar los certificados de los cuales le interesa recibir notificaciones, tanto desde Internet Explorer como de su ordenador.

      Importante:

      Para poder añadir certificados a Notifica estos certificados tienen que tener la clave privada exportable y no estar vencidos. +información: ¿Cómo exportar un certificado con clave exportable en Internet Explorer?

      Esta pantalla se divide en 3 zonas:

      1 Lista de Certificados Digitales en Internet Explorer

      Es la lista de certificados que tiene en Internet Explorer.

      2 Lista de Certificados Digitales de Los Clientes

      Los certificados que sean agregados a la lista de Certificados de Clientes, recibirán solo las notificaciones de la Agencia Tributaria.

      3 Lista de Certificados de La Asesoría

      Los certificados que agregue a la lista de Certificados de la Asesoría, recibirán notificaciones de la Agencia Tributaria y de Seguridad Social.

      Veamos como puede importar los certificados con los que le interese trabajar.

      Importación de Certificados Digitales

      Para agregar un certificado desde Internet Explorer a la lista de certificados de clientes, seleccione un certificado de la lista de certificados digitales de internet explorer y pulse sobre el icono agregar certificado(agregar certificado) en la lista de certificados de clientes. Para quitarlo de la lista pulse el botón eliminar certificado(eliminar).

      Para agregar un certificado de internet explorer a la lista de certificados de la asesoría, pulse el botón agregar certificado(agregar certificado) que esta sobre la lista de certificados de la Asesoría. Para quitarlo de la lista pulse el botón eliminar certificado(eliminar).

      Para importar un certificado desde un directorio puede hacerlo pulsando el icono agregar certificado de la lista de certificados de los clientes o de la asesoría y seleccionar luego el certificado digital con extensión .pfx que le interese añadir. Esos certificados también se pueden quitar de la lista pulsando el botón eliminar certificado (eliminar).

    4. Configuración del buscador y correo

      Para acceder pulse en Configuración > Búsqueda/Correo, a continuación detallaremos los campos que puede configurar.

      Panel Configuración del Buscador.
      configuracion buscador y correo
      Configuración del buscador de Notifica
      1 Cambiar la ruta por defecto:

      Notifica tiene por defecto una ruta donde se almacenarán las notificaciones electrónicas recibidas , se llama Ruta para guardar informes, puede cambiar el directorio de almacenamiento de las notificaciones pulsando en localizar directorio y posteriormente seleccionando donde quieren que se guarden sus notificaciones.

      2 Comprobar notificaciones:

      Aquí puede indicar cada cuanto tiempo quiere que Notifica busque nuevas notificaciones, por defecto son 20 min, pero puede cambiarlo para que sea de 15 minutos hasta 300 minutos.

      3 ¿Iniciar la búsqueda de notificaciones en el arranque de Windows?

      Si lo marca permitirá que Notifica busque notificaciones en cuanto se inicie su Windows.

      4 Indique en días, cuando tenemos que avisarle si una notificación de la AEAT sigue sin firmarse:

      Este apartado de la configuración sirve para que le avisemos que tiene pendiente por firmar una notificación de la AEAT. Por defecto a los 7 días de la descarga de la notificación, Notifica le avisará que tiene notificaciones sin firmar, puede cambiar ese valor. Las alertas aparecerán en la pantalla de inicio del programa.

      Panel Configuración de Correo

      En el panel de configuración correo puede escribir el texto del asunto y el cuerpo del mensaje que desee incluir por defecto para los envíos por email de las notificaciones de Seguridad Social y de la Agencia Tributaria.

      configuracion buscador y correo
      Configuración del correo

      Importante:

      Para que el envió de las notificaciones por correo desde Notifica es necesario que tenga instalado el software de correo Outlook en cualquiera de sus versiones. En caso de no tenerlo para enviar las notificaciones tendrá que hacerlo adjuntando las notificaciones a su cliente de correo electrónico habitual.

    5. Histórico AEAT

      Puede ver esta pantalla pulsando en Configuración > Histórico AEAT.

      histórico AEAT
      Selección de la pantalla Histórico AEAT

      Esta pantalla le ayuda buscar todas las notificaciones de la Agencia Tributaria. La búsqueda la hace sobre todos los certificados que añadió. Si algún certificado tiene notificaciones de años anteriores al actual, Notifica le pedirá el año a partir del cual quiere buscar nuevas notificaciones.

      histórico AEAT
      Resultado de la búsqueda de notificaciones de AEAT

      Al terminar el proceso Notifica le dirá el número de notificaciones encontradas (para verlas tiene que ir a la pantalla de inicio y pulsar el botón Ver todas) y también le indicará (si existen) que tiene Cifs que tienen notificaciones pero que no fueron añadidos como empresas, hasta que no añada esos Cifs desde la pantalla Gestionar Empresas, no podrá ver las notificaciones de las mismas.

    6. Copias de Seguridad

      Puede ver esta pantalla pulsando en Configuración > Copias de Seguridad.

      Las copias de seguridad de Notifica le permitirán salvar todos sus datos de Notifica.

      Importante:

      Recomendamos que realice copias de seguridad a menudo, ya que nuestra aplicación no se hace responsable de la pérdida de datos si hacen mal uso de las mismas.

      Tiene que indicar una ruta para guardar la copia de seguridad del programa.

      Si desea realizar copias de seguridad automáticas, indique cada cuantos días quiere realizar la copia, el máximo son 30 días, el valor "0" quiere decir que no estarán activadas las copias de seguridad automáticas.

      Por último también puede indicar si quiere que se realicen copias de seguridad al iniciar el programa, por defecto la casilla esta desmarcada.

    7. Información de Licencias

      Puede ver esta pantalla pulsando en Pantalla de inicio > Configuración > Información de Licencias.

      Aquí podrá ver los datos con los cuales registró Notifica, si los quiere cambiar puede pulsar en modificar datos.

      También se muestra información sobre la licencia que tiene contratada, tipo de suscripción, Cifs contratados, usados, disponibles y también le indicará el número de empresas que tiene añadidas (recuerde que por cada CIF, puede añadir hasta 3 empresas).

      Por último, si desea cambiar su suscripción actual pulse en Cambiar Licencia y seleccione la suscripción que más le interese, según los Cif que necesite.

    8. Usuarios de la aplicación

      Para acceder vaya a Inicio > Usuarios

      Selección de usuarios
      Selección de la pantalla de usuarios

      Dentro de la ventana Gestión de Usuarios podrá ver que tiene un usuario activo, con el NIF con el que registró el programa, por defecto ese usuario tiene todos los permisos de la aplicación, es administrador.

      Puede crear nuevos usuarios, pulsando en Nuevo usuario, aquí ingrese el nombre del nuevo usuario y pulse en Aceptar, este usuario por defecto tendrá permisos solo para ver y enviar notificaciones, si quiere que tenga permisos de administrador marque el check ¿Es Admin?.

      Pantalla de usuarios
      Gestión de usuarios de la aplicación

      El usuario que creó tiene por clave temp hasta la cambie, cuando ese usuario inicie Notifica por primera vez, el programa le pedirá que cambie la clave test por una nueva clave.

      En esta pantalla el administrador también podrá cambiar la clave de un usuario seleccionado o hacer que el programa le solicite a un usuario cambiar la clave pulsando en Solicitar Cambio.

      Por último, podrá eliminar un usuario, seleccionando un usuario y pulsando luego en Eliminar Usuario.

      Vista ya la sección de configuración podemos pasar al uso de la aplicación.

  5. Utilizando Notifica

    En este apartado vamos a ver el resto de acciones de Notifica, para ello vaya al inicio de la aplicación.

    1. Ver Nuevas

      Aquí ver todas las notificaciones nuevas que encontró el programa, pulse el Ver Nuevas para acceder a este panel.

      nuevas notificaciones
      Pulsando en Nuevas Notificaciones

      Esta pantalla se divide en cuatro según las notificaciones que muestra, las vemos a continuación.

      nuevas notificaciones
      Panel de notificaciones nuevas
      • 1 AEAT Notificaciones electrónicas mediante comparecencia electrónica en sede:

        Estás notificaciones necesitan ser firmadas.

        Al pulsar sobre este tipo de notificación, se conectará a la Agencia Tributaria para proceder a firmarla, una vez firmada podrá descargar la notificación. Todo esto se realiza en muy pocos pasos.

      • 2 AEAT Comunicaciones emitidas:

        Estas notificaciones electrónicas no necesitan firma.

      • 3 AEAT Notificaciones consideradas notificadas:

        Son aquellas notificaciones de la Agencia Tributaria que ya fueron firmadas.

      • 4 Seguridad Social Notificaciones:

        Muestra las notificaciones de Seguridad Social.

      • 4 Acciones sobre las notificaciones

        Los botones que tiene a la derecha de los paneles le permitirán:

        • guardar notificación
															Obtener y ver notificación: Descargar y ver una notificación seleccionada del listado.
        • buscar por empresa Filtrar por empresa: Busca notificaciones por el nombre de una empresa o por el CIF.
        • busqueda libre Filtro libre: Busca en todos los campos de las notificaciones.
        • cancelar búsqueda Anular filtro: Quita los filtros permitiendo ver todas las notificaciones.
        • actualizar Actualizar: Este botón permitirá refrescar la pantalla, solo estará activo cuando Notifica encuentre nuevas notificaciones. Cuando aparezca el aviso de nuevas notificaciones en la barra de tareas, pulse el botón para que las las nuevas notificaciones aparezcan en la pantalla de Nuevas Notificaciones.
        • Importante:

          Para que no existan problemas a la hora de firmar las notificaciones con Java, es necesario añadir las siguientes webs de seguridad social y de hacienda a las excepciones de seguridad de Java:
          ‪ https://tp.seg-social.es
          https://w2.seg-social.es
          https://w6.seg-social.es
          https://www.agenciatributaria.gob.es

          excepción java
    2. Ver Todas

      Esta sección tiene todas las notificaciones (nuevas y antiguas) obtenidas por Notifica, pulse en Ver Todas para acceder a esta sección.

      Ver todas
      Pulsando en la sección Ver Todas las notificaciones

      Tiene tres pestañas para ver las notificaciones Comunicaciones AEAT (necesitan firma), Notificaciones AEAT (no necesitan firma) y Notificaciones de Seguridad Social.

      Ver todas
      Panel Ver Todas las notificaciones, pulse en cada una de las 3 pestañas superiores para ver las notificaciones que le interesen
      Acciones sobre las notificaciones

      Los botones que tiene a la derecha de los paneles le permitirán:

      • guardar notificación Obtener y ver notificación: Descargar y ver una notificación seleccionada del listado.
      • Descargar y enviar por email Descargar y enviar por email: Se usa para enviar por email una notificación seleccionada (es necesario tener Outlook instalado)
      • buscar por empresa Filtrar por empresa: Busca notificaciones por el nombre de una empresa o por el CIF.
      • busqueda libre Filtro libre: Busca en todos los campos de las notificaciones.
      • cancelar búsqueda Anular filtro: Quita los filtros permitiendo ver todas las notificaciones.
      • actualizar Actualizar: Este botón permitirá refrescar la pantalla, solo estará activo cuando Notifica encuentre nuevas notificaciones. Cuando aparezca el aviso de nuevas notificaciones en la barra de tareas, pulse el botón actualizar para que las las nuevas notificaciones aparezcan en la pantalla de Ver todas.
    3. Poderdantes

      En esta sección podrá ver los Poderdantes que tienen los certificados añadidos, de una forma fácil y rápida.

      Para acceder pulse en Pantalla de inicio > Poderdantes

      selección de poderdantes
      Pulsando para acceder a la sección de poderdantes

      Ahora veamos las acciones que puede realizar.

      • Lista de Poderdantes:

        Para consultar los poderdantes que tiene un certificado en particular seleccione un certificado de la lista y pulse en botón Lista de Poderdantes e esta en la parte superior de la pantalla. Notifica se conectará directamente a la Agencia Tributaria y podrá ver todos los apoderamientos de notificaciones que tiene para el certificado digital seleccionado.

      • Autorizar Poderdantes

        Puede también consultar los poderdantes pendientes de autorizar para un certificado determinado, para ello seleccione un certificado y pulse en Autorizar Poderdante. Notifica se conectará a la Agencia Tributaria y podrá ver a las personas que solicitan el apoderamiento para el certificado seleccionado. Podrá ver la descripción del apoderamiento, estado y el poder que quiere otorgar el futuro poderdante.

      Pantalla poderdantes
      Sección de poderdantes

      Importante:

      Notifica no realiza el proceso de apoderamiento, las personas que quieren otorgar poderes a un tercero (representante, o asesor) tienen que hacerlo por medio de la Agencia Tributaria, le damos el enlace del manual de la Agencia Tributaria para que obtenga más información: Manual de Ayuda del Registro Electrónico de Apoderamientos para ver como se realiza el proceso.